La revolución tecnológica como muchos la han denominado a esta era trae consigo muchas ventajas para aquellas corporaciones que las saben aprovechar y puede ocasionar perdidas para aquellas que la incorporen de manera incorrecta.

El constante avance de sistemas operativos mas efectivos obliga a las empresas a mantenerse actualizadas incorporando software y hardware que resulten mas eficientes. Estas actualizaciones llevan implícitos costos que en la mayoria de los casos superan mas de 5 veces el dinero invertido en el soft y el hard.

La actualización del hardware y el software no es lo que aumenta de precio, por el contrario, a medida que van transcurriendo los años se ve una notoria disminución de precios en lo referente a productos de computación, tanto duros (hardware) como blandos (software).

Paradójicamente, el solo uso de la herramienta (tecnologica) se está convirtiendo en el trabajo

Los costos están dado por la complejidad para estar al tanto de la tecnología y su consecuencia directa; mantener actualizado al empleado de manera que sepa aprovechar al máximo el tiempo que esta sentado delante de su computadora y esa maximización del tiempo se transforme en beneficios para la compañía.

La Revista Gestion publicó un Informe titulado "¿Cuál es el verdadero costo de una PC?" en el articulo se menciona el estudio que realizó la consultora Gartner Goup sobre una empresa que tenía 600 computadoras, el estudio reveló que el costo por poseerlas durante el año 1987 fue de U$S 2,3 millones de dólares anuales. Siete años mas tarde esta misma compañía tenia 2.347 computadoras y el costo por mantenerlas era de U$S 19,7 millones de dólares anuales, es decir una suma 8 veces mayor a la de 1987.

Los costos de una incorrecta utilización se ven materializadas en esos momentos donde los empleados no son productivos. "Paradójicamente, el solo uso de la herramienta se está convirtiendo en el trabajo. Los ejecutivos se vuelven artistas gráficos y operadores de procesadores de palabras. Los diseñadores pierden mucho más tiempo manteniendo sus PC que diseñando. Los contadores buscan ayuda en los manuales en lugar de usar sus máquinas para devorar números. La gente del equipo de ventas llama a los "0800" pidiendo ayuda en lugar de tender una mano a sus clientes. Y los de informática de la compañía están abrumados, incapaces de liberar a los usuarios del peso de trabajar con una PC". Argumenta el estudio de Gartner Group. Esta situación le debe resultar familiar a usted o acaso nunca justificó un insulto a su computadora preferida.

La solución radica en hacer lo mas sencillas posibles todas las actividades en donde el empleado se vea cara a cara con la computadora y para ello muchas organizaciones están optando por incorporar sistemas (programas) que se adapten a las necesidades especificas de la empresa. Al instalar sistemas homogéneos se evidencian diferencias notorias en relación de costos.

En este aspecto el Gartner Group explica en el articulo su experiencia: "Un cliente industrial tenía un arco iris de computadoras: Macintosh, máquinas con sistemas DOS, con UNIX y con Windows. Cada tipo de computadora soportaba docenas de aplicaciones, con una amplia variedad de hardware a mantener, software a actualizar y usuarios a asistir.

En el océano tecnológico, las olas de la evolución, de lo distinto, de lo nuevo nunca cesan, y si no sabe nadar es probable que se muera ahogado en el mar de la incertidumbre

Se le recomendó estandarizar el sistema. La compañía se decidió por dos tipos de computadoras (UNIX y Windows) y un portafolio estándar de aplicaciones para cada uno. La vida se volvió mucho más fácil para cada uno de los empleados. ¿Los ahorros? Alrededor de 35%" .

AT&T incorporo un sistema tecnológico mediante el cual habilita a una persona asociada en el servicio al consumidor acceder a información en centrales e integrar herramientas de escritorio como el fax, la edición de imágenes y el procesamiento de texto. Antes de incorporar este sistema la tecnología estaba tan fragmentada que se le hacia difícil a los empleados encontrar una solución para los clientes, ahora el personal puede ver el potencial para mejorar de forma radical el tiempo de respuesta a sus clientes.

Homogeneizando los sistemas tecnológicos internos es indudable que se logran reducir los costos que ocasionan la no-productividad de los empleados frente a la computadora, pero aún resta los pasos anteriores y posteriores a su aplicación.

La inversión en capacitación es un recurso indispensable antes de poner al usuario-empleado frente a la computadora, y no se debe realizar en forma individual sino mas bien en forma masificada y si es posible paralelamente en todos los niveles.

Durante un periodo inicial es conveniente mantener una ayuda constante para aquellos que tengan inconvenientes con su equipo, ya que en lugar de buscar ayuda en un compañero lo pueda hacer con un responsable de sistemas (help desk) internos o externo.

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